Quotation – Membuat Penawaran Sendiri
Sistem Quotation adalah alat yang membantu proses pembuatan dokumen penawaran penjualan dengan cepat. Ini sangat memudahkan baik untuk pelanggan maupun pemilik toko. Fitur ini sudah tersedia untuk pengguna paket Professional ke atas.
Pembuatan penawaran dapat dilakukan dengan 3 cara:
- Pemilik toko membuat penawaran sendiri.
- Pelanggan mengajukan permintaan penawaran melalui situs web.
- Pelanggan mengisi formulir permintaan penawaran.
Fitur penawaran dapat ditemukan di menu Halaman Kelola > Quotation.
Di halaman utama, akan ada dasbor yang menampilkan informasi dari setiap penawaran, yang mencakup cara pembuatan penawaran dan status penawaran, seperti pada gambar di bawah ini.
Metode 1: Pemilik Toko Membuat Penawaran Sendiri
Untuk membuat penawaran di sistem situs web kami, Anda dapat memilih informasi yang diperlukan sebagai berikut:
1.1 Pengaturan Penawaran
Sistem akan menghasilkan nomor penawaran secara otomatis. Pemilik toko dapat memilih tanggal pembuatan penawaran dan periode kedaluwarsa penawaran tersebut.
Catatan: Sistem akan mengirimkan email pemberitahuan otomatis kepada pelanggan ketika penawaran hampir kedaluwarsa, yaitu 5 hari, 1 hari, dan pada hari terakhir.
1.2 Pilih Pelanggan untuk Membuat Penawaran dengan pilihan sebagai berikut:
- Tambahkan Pelanggan Baru = Pelanggan yang belum pernah melakukan pemesanan di situs web. Pemilik toko harus mengisi informasi penting secara lengkap.
- Pilih Pelanggan = Pilih dari daftar pelanggan yang sudah pernah melakukan pemesanan di situs web, yang mencakup nama, email, dan nomor telepon.
1.3 Isi Informasi Pengiriman
Jika pelanggan sudah memiliki alamat, sistem akan menampilkan alamat tersebut secara otomatis. Namun, jika tidak ada alamat, pemilik toko harus menambahkan alamat pengiriman baru. Selain itu, jika pelanggan memerlukan faktur pajak, mereka juga dapat memilih alamat yang sesuai.
1.4 Pilih Produk atau Layanan
- Jika produk/layanan sudah ada dalam sistem, pemilik toko dapat langsung menambahkan produk tersebut.
- Jika ingin menambahkan produk/layanan lain yang tidak ada dalam sistem, dapat mengklik tombol + Tambah pesanan kustom. Selain itu, pemilik toko dapat mengisi nominal PPN (%).
Contoh:
Jika pelanggan ingin pengiriman segera, pemilik toko dapat menambahkan biaya pengiriman melalui rider, karena ini adalah layanan yang tidak ada dalam sistem situs web.
- Dalam ringkasan harga, pemilik toko dapat memasukkan diskon tambahan dan menambahkan catatan yang akan ditampilkan dalam penawaran.
1.5 Metode Pengiriman
Pemilik toko harus memilih metode pengiriman. Bisa memberikan pelanggan memilih pengiriman sendiri, memilihkan pengiriman untuk pelanggan, atau tidak menggunakan layanan pengiriman sama sekali.
1.6 Tambahkan Pesan Catatan
Pemilik toko dapat menambahkan catatan. Pesan ini hanya akan terlihat oleh pemilik toko saja.
1.7 Pilih Pengesah Penawaran
Pilih pengesah dari daftar admin yang ada di sistem situs web.
1.8 Klik Tombol Proses
- Jika ingin memeriksa terlebih dahulu atau jika informasi belum lengkap/belum disetujui, Anda dapat mengklik tombol Simpan Draf untuk menyimpan sementara. Status penawaran akan berubah menjadi “Permintaan Penawaran“.
- Jika data sudah lengkap, klik tombol Setujui Penawaran Harga. Sebuah popup akan muncul untuk mengisi nama dan email pelanggan untuk mengirimkan penawaran, dan status penawaran akan berubah menjadi “Penawaran“.
- Contoh email yang akan dikirim ke pelanggan bersama dengan lampiran file pdf.
1.9 Setelah Membuat Penawaran
- Jika pelanggan ingin mengubah penawaran, baik itu alamat, produk, atau diskon, Anda dapat mengeditnya dari halaman utama sistem penawaran. Setelah itu, klik tombol Kirim Penawaran untuk mengirimkan dokumen baru ke pelanggan melalui email.
- Jika pelanggan setuju dengan harga yang ditawarkan, pilih penawaran tersebut dan klik tombol Buat Pesanan untuk melanjutkan.
1.10 Setelah Mengklik Buat Pesanan
Pesanan tersebut akan dipindahkan ke menu E-Commerce > Orders, dan Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya dalam proses pemesanan.
