Google Workspace คืออะไร? ทำไมทุกองค์กรควรใช้งาน

หากพูดชื่อ Google Workspace หลายคนอาจจะไม่คุ้นกันสักเท่าไหร่ แต่ถ้าบอกว่ามันคือ Google Gsuite คงจะร้องอ๋อกันเลยใช่มั้ยคะ

 

Google Workspace คือ บริการหนึ่งของ Google ที่ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บอยู่ในคลาวน์ ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้ในทุกที่ ทุกเวลา และสิ่งนี้จะเข้ามาช่วยให้การทำงานร่วมกันในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยแอปพลิเคชั่นที่มีมากถึง 18 แอปพลิเคชั่นเลย จึงทำให้ Workspace กลายเป็นเครื่องมือที่หลายองค์กรระดับโลกเลือกใช้

 

1 ในองค์กรระดับโลกอย่าง Forrester Research  ที่เป็นผู้นำด้านการทำวิจัยก็เลือกใช้ Google Workspace เช่นกัน และผลลัพธ์ที่ได้นั้น

• รายได้บริษัทเพิ่มขึ้น 1.5%
• ประหยัดเวลาในการทำงานได้ถึง 171 ชั่วโมงต่อผู้ใช้ต่อปี
• ลดความเสี่ยงของการถูกล้วงข้อมูล 95%
• ลดภาระหน้าที่ให้ IT Support 20%
• ได้รับ ROI 331% จากการใช้ Google Workspace

ข้อมูลจาก workspace.google.com

 

อยากรู้ว่า Google Workspace มีข้อดีอะไรถึงสามารถช่วยให้องค์กรใหญ่ๆระดับโลกมีผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้

 

การทำงานร่วมกันแบบ Realtime ได้ทุกที่ทุกเวลา

กระแส Work from home ยังคงอยู่ หลายออฟฟิศปรับตัวให้พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้แม้โควิดจะดีขึ้นแล้ว จึงทำให้เครื่องมือต่างๆ ของ Google Workspace เข้ามามีบทบาทในการทำงานมากขึ้น เพราะทุกคนในทีมสามารถทำงานพร้อมกันได้ ไม่ต้องส่งงานกันไปมา ไม่ต้องเข้าระบบภายในให้ยุ่งยากอีกด้วย ส่งผลให้งานที่ออกมามีประสิทธิภาพและได้งานที่รวดเร็วขึ้น

 

ตัวช่วยที่ดี ในการสื่อสาร

แน่นอนว่าการทำงานร่วมกันไม่ใช่แค่ทำงานไฟล์เดียวกันแล้วจะเรียบร้อย แต่จำเป็นต้องมีการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอด้วย เครื่องมือยอดนิยมของ Workspace อย่าง Google Meet จึงเข้ามามีส่วนร่วมกันชีวิตคนในยุคนี้มากขึ้นเป็นอย่างมากเลยล่ะค่ะ

 

เก็บและแชร์ไฟล์ในระบบคลาวด์

หากว่าไฟล์เอกสารขององค์กรคุณนั้นเยอะมากจนทำให้ให้ฝ่าย IT ต้องปวดหัวในการจัดการแล้วล่ะก็ Workspace จะเข้ามาช่วยในเรื่องนี้เองค่ะ 

เพราะ Workspace จะให้พื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์เริ่มต้นที่ 30GB ต่อผู้ใช้งานไปจนถึงไม่จำกัดความจุในการจัดเก็บเลย นอกจากจะเก็บงานของตัวเองแล้ว ยังสามารถแชร์ให้เฉพาะคนในองค์กรของคุณเข้าถึงได้ง่าย ๆ เลย

 

รักษาข้อมูลปลอดภัย หายห่วง

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่แค่ไหน แต่สิ่งที่ต้องรักษาให้ดีคือข้อมูลขององค์กร หากมีข้อมูลรั่วไหลออกไปคงไม่ดีแน่ แต่ปัญหานี้หายห่วงได้เลยค่ะ เพราะทาง Google Workspace สามารถให้ฝ่าย IT ของคุณเป็นคนควบคุมดูแลข้อมูลทั้งหมดได้ และยังติดต่อ  Google Support ได้ตลอด 24 ชั่วโมงอีกด้วย

 

 

แอปฯพื้นฐานบน Google Workspace มีอะไรบ้าง ?

จากที่ได้บอกไปค่ะว่าแอปพลิเคชั่นของ Workspace นั้นมีมากถึง 18 แอปฯเลย และแต่ละองค์กรก็เลือกใช้แตกต่างกันออกไป เลยจะขอเลือกแอปพลิเคชั่นยอดฮิตที่ทุกองค์กรจะต้องใช้แน่นอนมาแบ่งตามหมวดการใช้งาน เพื่อให้ทุกคนได้เข้าใจง่ายมากขึ้นนะคะ

 

1. แอปฯเพื่อการสื่อสาร 

ยิ่งองกรมีขนาดใหญ่เท่าไหร่ การประชุมงานพร้อมหน้าพร้อมตากันยิ่งเป็นเรื่องยาก แต่ถ้าหากคุณใช้แอปพลิเคชั่นเหล่านี้ ก็มั่นใจได้เลยว่าการสื่อสารในองค์กรจะง่ายยิ่งขึ้นเยอะ 

• Google Meet 

นาทีนี้คงไม่มีใครที่ไม่รู้จักแล้วล่ะค่ะ แอปฯ conference ยอดฮิตที่ทุกองค์ต่างนำมาใช้ รวมไปถึงการเรียนออนไลน์ด้วย Google Meet ออกแบบมาเพื่อลดความยุ่งยากในการเข้าร่วม Video Call ในที่ทำงาน เพราะแค่ตั้งค่าการประชุมแล้วแชร์ลิงก์ไปให้ทีม ก็สร้างห้องประชุมได้แล้ว 

 

• Google Chat 

หลายบริษัทอาจจะใช้แอปฯแชทส่วนตัวในการคุยงาน แต่ Google Chat จะช่วยให้คุณสามารถแยกงานออกจากเรื่องส่วนตัวได้ และยังช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างคล่องแคล่ว รวดเร็วมากขึ้น ซึ่งสามารถแชททั้งแบบส่วนตัวหรือแบบกลุ่มภายในทีมได้เลย 

 

• Google Calendar 

แอปฯปฏิทินออนไลน์ ที่ช่วยในการจัดการตารางเวลาของคุณ นอกจากจะดูคิวงานของตัวเองแล้วยังดูตารางของคนอื่นๆในองค์กรได้ด้วย และยังสามารถแจ้งเตือนบนมือถือ เมื่อใกล้ถึงเวลาประชุมได้อีกด้วย

 

2. แอปฯทำเอกสาร

การทำงานนั้นย่อมใช้เอกสารในหลายส่วน และจุดเด่นของ Google Workspace คือการทำงานร่วมกันแบบ Real Time การที่มีแอปฯทำเอกสารออนไลน์ที่พัฒนามาจาก Microsoft office จึงเข้ามาช่วยให้การทำงานนั้นลื่นไหลมากขึ้นและไฟล์ไม่มีทางหายด้วย

• Google Doc

หลายคนที่ยังคงพิมพ์เอกสารในโปรแกรม Microsoft Word ควรย้ายมาลองใช้แอปฯเอกสาร Google Doc ที่ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์กันได้แล้วนะ เพราะนอกจากจะไม่ต้องโหลดโปรแกรมอื่นให้ยุ่งยากแล้ว ยังสามารถแชร์ให้ทีมเข้ามาแก้ไขเอกสารนั้นไปพร้อมกันได้เลย

• Google Sheet

ใครที่ต้องใช้ Microsoft Excel เป็นประจำต้องลองใช้ Google Sheet เพราะนอกจากข้อมูลทุกอย่างจะอยู่บนออนไลน์แล้ว ยังสามารถเชื่อมต่อข้อมูลกับเอกสารอื่น ๆ ได้ง่ายอีกด้วย และ Sheet ยังทำงานร่วมกับไฟล์ Microsoft ได้อย่างราบรื่น หมดกังวลได้เลยค่ะ

• Google Slide 

ทีมพรีเซนต์งานต้องสนิทกับแอปฯนี้เป็นอย่างดี แล้วคุณจะหมดปัญหาการนั่งทำสไลด์คนเดียวเพราะคุณสามารถแชร์ให้ทีมเข้ามาช่วยกันทำได้ แถมยังคอมเมนท์ แชทและแก้ไขข้อมูลในสไลด์ได้แบบเรียลไทม์ด้วย

 

3. แอปฯบันทึกข้อมูล

ถ้าอุปกรณ์ทำงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็ปเลตหรือโทรศัพท์มือถือมีการเก็บข้อมูลที่มากขึ้น จนทำให้การทำงานนั้นช้าลง จะดีกว่ามั้ย หากไฟล์งานต่างๆ เหล่านั้นย้ายไปอยู่บนคลาวด์

• Google Drive

ตัวช่วยเด็ดที่จะทำให้การจัดเก็บไฟล์งานของคุณง่ายขึ้นและหมดกังวล เพราะ Google Drive มีความจุไม่จำกัด และยังให้คุณส่งต่อข้อมูลกันภายในทีมได้อย่างต่อเนื่อง เพราะทุกคนในทีมต่างเข้าถึงได้ หรือจะกำหนดให้ใครดูได้ ใครแก้ไขได้ แล้วแต่กำหนดเลยค่ะ

 

4. แอปฯรักษาความปลอดภัย

ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่สำคัญหรือไม่ แต่หากเป็นข้อมูลขององค์กรย่อมมีความสำคัญและต้องลับเฉพาะที่สุด 

• Google Admin 

แอปพลิเคชั่นที่เอาไว้สำหรับจัดการ Google Workspace ให้กับองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มผู้ใช้งาน เพิ่มอุปกรณ์ที่ใช้งาน กำหนดการตั้งค่าเพื่อความปลอดภัยในการเข้าถึงต่างๆ ซึ่งแอปฯนี้จัดการได้ครบ จบในที่เดียวเลยค่ะ

 

เมื่อเทคโนโลยีก้าวหน้าขึ้นทุกวัน ธุรกิจก็ควรที่จะก้าวตามให้ทัน 

Google Workspace คือ สิ่งที่ทุกองค์กรควรมี ไม่ว่าจะเป็นองค์กรหรือบริษัทเล็ก บริษัทขนาดกลางหรือบริษัทใหญ่ เพื่อให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพและคล่องตัวมากขึ้น 

MakeWebEasy มี บริการสร้าง Email Gsuite หรือ Google Workspace สำหรับธุรกิจ หากคุณอ่านบทความนี้จนจบแล้วสนใจ สามารถติดต่อมาในทุกช่องทางของเราได้เลยค่ะ