ออฟฟิศไร้กระดาษ
เชื่อหรือไม่คะ ในยุคปัจจุบันที่ระบบออนไลน์และสังคม Social Media ครองเมือง ว่าตอนนี้มีเทคโนโลยีที่สามารถทดแทนกระดาษและช่วยอำนวยความสะดวกในการทำธุรกิจเกิดขึ้นบนนี้แล้ว
Nitro PDF
คงเป็นโปรแกรมยอดนิยมของหนุ่มสาวออฟฟิศคงจะหนีไม่พ้นกับเจ้าโปรแกรมในกลุ่มตระกูล PDF (Portable Document Format) เพราะความที่สะดวกในการใช้งาน โดยคนส่วนใหญ่รู้จักและนิยมใช้เฉพาะ Adobe Acrobat เนื่องจากติดตามและคุ้นเคยกับเชื่อเสียงที่โด่งดัง แต่เจ้าตัวที่เราอยากจะเสนอจริงๆ ซึ่งเป็นโปรแกรมทางเลือกอีกหนึ่งโปรแกรมที่สร้างงานเอกสารให้เป็น PDF ด้วย Nitro PDF ซึ่งราคาถูกกว่า มีคุณสมบัติเพิ่มขึ้น เอื้อประโยชน์ให้การทำงานในรูปแบบงานเอกสาร การแก้ไข และความเร็วในการประมวลผล ความเสียงของโปรแกรมที่ค่อนข้างสูง จึงเป็นทางเลือกใหม่ในการใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อลดการพึ่งพากระดาษ
PDF995 ไดร์ฟเวอร์ปริ้นเตอร์สมรรถนะสูง
ถ้าหากคำแนะนำในข้อแรก ในการลงโปรแกรมแปลงเอกสารเป็น PDF อย่าง Adobe Acrobat และ Nitro PDF เป็นเรื่องยากและสลับซับซ้อน สำหรับผู้ประกอบการ ทางออกนี้อาจจะเป็นทางเลือกที่ง่ายขึ้นด้วยการดาวน์โหลดไดร์ฟเวอร์ปริ้นเตอร์สมรรถนะสูงอย่าง PDF995 ซึ่งเป็นปริ้นเตอร์ที่ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถแปลงงานเอกสารให้ออกมาเป็นรูป PDF ได้ ช่วยลดปัญหาเรื่องขั้นตอนการแปลงไฟล์ฟอนต์ตัวอักษรที่อาจตกหล่นหรือเครื่องอ่านไม่ออก เพียงแค่คลิกติดตั้ง จากนั้นตัวโปรแกรมจะไปปรากฏอยู่บนเมนูคำสั่งของทุกโปรแกรมทันที เมื่อใดก็ตามที่ต้องการแปลงงานให้อยู่ในรูปของ PDF ก็จะสั่งพิมพ์แล้วตั้งค่าเป็น PDF เท่านั้นก็เรียบร้อย ที่สำคัญ PDF995 เป็นไดร์ฟเวอร์ที่แจกฟรีไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆทั้งสิ้น
Fax to E-mail
การเปลี่ยนจากการใช้เครื่องโทรสารหรือ Fax มาเป็นระบบ E-mail หากพูดกันจริงๆ เครื่องส่งเอกสารก็ถือเป็นเทคโนโลยีการทำงานสมัยเก่าซึ่งนับวันจะยิ่งล้าสมัยไปทุกที ผู้ประกอบการควรเปลี่ยนมาใช้ระบบอีเมล์เพื่อการรับส่งเอกสารสำคัญแทน เพราะมันช่วยให้คุณสะดวกและประหยัดกว่ามาก วิธีนี้จะได้ผลก็ต่อเมื่อได้มีการทำการตกลงทำความเข้าใจระหว่างผู้ประกอบการและลูกค้าผู้มาติดต่อเพื่อตั้งค่ามาตรฐานการใช้งานให้เหมือนกัน โดยขอเอกสารทุกชิ้นอยู่ในรูปแบบ PDF เพราะมีความเป็นสากลซึ่งระบบคอมพิวเตอร์ทุกแบบสามารถรองรับได้
เซ็นสัญญาออนไลน์
หากสามารถจะเปลี่ยนการเซ็นสัญญาลงบนกระดาษมาใช้วิธีเซ็นผ่านระบบออนไลน์ แต่เดิมมักจะเป็นการเซ็นลงบนกระดาษเพียงอย่างเดียว แต่รูปแบบใหม่ที่อยากจะขอแนะนำ คือเปลี่ยนมาทำสัญญาซื้อขายแลกเปลี่ยนระหว่างกันผ่านระบบออนไลน์ ยกตัวอย่างเช่น เว็บไซต์ www.echosign.adobe.com เป็นเว็บไซต์ที่เชี่ยวชาญเรื่องดังกล่าวโดยตรง การทำงานของเว็บไซต์นี้ง่ายมากๆ แค่เพียงผู้ประกอบการลงทะเบียนเข้าใช้งานที่เว็บไซต์ดังกล่าว จากนั่นจะได้รับรหัสความปลอดภัยเพื่อใช้ตั้งค่าต่างๆ แล้วก็ทำการอัพโหลดเอกสารขึ้นเว็บไซต์พร้อมทั้งใส่อีเมล์ของผู้ที่เราต้องการจะให้เซ็นลงไปได้เลย ทางตัวระบบก็จะส่งสำเนาเอกสารไปให้ผู้รับเซ็นอัตโนมัติและจัดเก็บลงในฐานข้อมูลซึ่งผู้ประกอบการสามารถเรียกดูได้ทุกเมื่อ ถือเป็นวิธีที่น่าสนใจอย่างมาก นอกจากจะลดการใช้กระดาษแล้วยังเป็นวิธีประหยัดเวลา เพิ่มความสะดวกสบาย แล้วเพิ่มความปลอดภัยขึ้นอีกด้วย
สร้างและบันทึกข้อมูลทุกอย่างลงบนฐานข้อมูลออนไลน์
ลองนึกถึงสภาพหากมีเอกสารที่เก็บไว้เป็นจำนวนมากๆ วิธีการจัดการที่ดีที่สุดคือฝากไฟล์และเอกสารเหล่านั้นไว้กับเว็บไซต์ให้บริการต่างๆเป็นการเฉพาะ เช่น box.net Dropbox Mozy และ Backblaze เป็นต้น เว็บไซต์เหล่านี้รับฝากข้อมูลฟรีไม่ต้องเสียเงิน แค่เพียงสมัครสมาชิกและกำหนดรหัสผ่านก็สามารถใช้งานได้ทันที โดยการอัพโหลดเอกสารต่างๆ เก็บไว้ในเว็บไซต์เป็นวิธีที่ประหยัดค่าใช้จ่ายในเรื่องกระดาและพื้นที่ในการเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์ได้อย่างมาก และมันยังช่วยอำนวยคาวามสะดวก โดยการที่เราสามารถเรียกดูข้อมูลได้ทุกทีทุกเวลา แถมยังแบ่งปันให้ผู้อื่นใช้ข้อมูลร่วมกันได้อีกด้วย
เทคโนโลยีและนวัตกรรมมักจะเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจเจริญก้าวหน้าและลดต้นทุนลงได้อยู่เสมอๆ มันเป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการที่จะต้องหมั่นศึกษาเรื่องของเทคโนโลยีแล้วนำมาปรับใช้ให้เหมาะสมและไปด้วยกันได้กับธุรกิจ จึงจะถือว่าเป็นผู้ประกอบการที่มีวิสัยทัศน์และรู้จักการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีอย่างแท้จริง
